Zmeny v AUTOPLAN Cestovné príkazy

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2024 RE1

Dátum vydania: 6.2.2024

Upozorňovanie na nevyúčtované cesty - aplikácia Vás teraz môže automaticky upozorňovať na pracovné cesty, ktorých vyúčtovanie nebolo dokončené v požadovanom termíne. V záložke "Kontroly" v okne "Možnosti" (menu "Nastavenia" - "Možnosti") si nastavte Vašu periódu na spracovanie ciest (deň, týždeň, mesiac, kvartál alebo rok), limit počtu dní po ukončení periódy a dátum, od ktorého si prajete začať túto kontrolu. Zoznam včas nespracovaných pracovných ciest sa bude zobrazovať v okne "Upozorňovanie na termíny", v tlačovej zostave "Upozorňovanie na termíny zamestnancov" alebo je možné nastaviť úloha pre automatické zasielanie e-mailov so zoznamom termínov.
Prihlasovanie do aplikácie - v prípade priradenia doménových účtov Active Directory užívateľským účtom aplikácie AUTOPLAN je možné automatické prihlásenie do aplikácie (tzv. "single sign-on") podľa aktuálne prihláseného doménového užívateľa. Teraz pribudla ďalšia možnosť prihlásenia do aplikácie zadaním prihlasovacieho mena a hesla doménového užívateľa. Táto nová funkcia nahrádza prihlasovanie do aplikácie pomocou hesla nastaveného v aplikácii AUTOPLAN a je možné ju aktivovať pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Obecné". Pred aktiváciou funkcie musíte mať doménové účty priradené užívateľským účtom, pretože na užívateľské účty bez tohto priradenia sa nebude možné prihlásiť.
Tlačové zostavy - v zostave "Súhrnná tlač vyúčtovaných ciest" si teraz môžete nastaviť (menu "Nastavenia" - "Možnosti" - záložka "Zobrazenie a tlač") tlač použitých dopravných prostriedkov jednotlivo pre každú cestu zvlášť. Túto novú možnosť odporúčame, pokiaľ Vaši zamestnanci na pracovných cestách striedavo používajú rôzne dopravné prostriedky.
Automapy – boli aktualizované automapy Slovenská republika, Slovenská republika Plus a Česká republika.
A niekoľko ďalších vylepšení aplikácie.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2023 RE3

Dátum vydania: 31.10.2023

Kurzy NBS - v novej verzii je opäť funkčné automatické sťahovanie kurzov cudzích mien z webového servera NBS. Z dôvodu zmeny formátu dát poskytovaných NBS už nie je možné zaistiť funkčnosť automatického sťahovania kurzov v starších verziách aplikácie AUTOPLAN.
Rezervácia vozidiel - pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Rezervácia vozidiel" si teraz môžete nastaviť niektoré nové funkcie tohto modulu. Najmä sa jedná o režim, kedy vodiči si sami nevyberajú vozidlo pre rezerváciu. Pri vytvorení žiadosti o rezerváciu vozidla iba vyplní požadovaný termín a údaje o plánovanej ceste. Konkrétne vozidlo vodičovi pridelí až následne schvaľovateľ rezervácie podľa vyťaženia jednotlivých vozidiel.
Schvaľovanie pracovných ciest - pokiaľ používate viacúrovňové schvaľovanie pracovných ciest, pomocou menu "Nastavenie"- "Možnosti" - záložka "Protokol ciest" môžete povoliť postúpenie žiadosti o schválenie zahraničnej pracovnej cesty aj schvaľovateľom, ktorí majú právo schvaľovať iba tuzemské cesty. Finálne schválenie žiadosti môže aj v takom prípade vykonať iba schvaľovateľ s právom na zahraničné cesty. Ďalej bola rozšírená funkcia "Hromadné schvaľovanie" o možnosť hromadného odoslania žiadosti o povolenie alebo schválenie cesty. Aplikácia automaticky rozozná, pre ktoré z vybraných pracovných ciest môže byť odoslaná jedna spoločná hromadná žiadosť (tuzemské pracovné cesty bez poskytnutej zálohy). Pre prípadné ďalšie pracovné cesty sa odošlú žiadosti jednotlivo.
Tlačové zostavy - pomocou novej tlačovej zostavy "Prehľad poskytnutia stravného podľa štátu" môžete zistiť celkové čiastky stravného poskytnutého Vašim zamestnancom v jednom konkrétnom štáte za určité obdobie.
A niekoľko ďalších vylepšení aplikácie.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2023 RE2

Dátum vydania: 6.4.2023

Kurzy NBS - v tejto verzii bolo opravené automatické sťahovanie kurzov cudzích mien, pre ktoré NBS vyhlasuje kurzy s mesačnou periodicitou (exotické meny a niektoré východoeurópske meny: ALL, BYN, MDL, MKD a UAH). Oprava sa netýka automatického sťahovania kurzov hlavných cudzích mien (kurzy vyhlasované ECB s dennou periodicitou), ktoré je funkčné aj v predchádzajúcej verzii 2023 RE1.
Náhrady cien obvyklých - v okne pre zápis výdavky na pracovnej ceste bol doplnený nový druh platby "náhrada ceny obvyklej". Ďalej si môžete v aplikácii pomocou menu "Nastavenie" - "Náhrady cien obvyklých" nadefinovať zoznam čiastok cestovného, ktoré často poskytujete svojim zamestnancom ako náhradu cestovného bez preukázania jej výšky dokladom (napr. cena lístka verejnej dopravy podľa aktuálneho cenníka dopravcu). Pri zápise výdaja v pracovnej ceste potom môžete ľahko použiť niektorú z týchto čiastok pomocou tlačidla "Náhrada ceny obvyklej".
Rezervácie vozidiel - tento modul bol doplnený o nové funkcie týkajúce sa použitia rezervácií vozidiel pri zápise cestovných príkazov a ich následných schvaľovaní. Pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Rezervácie vozidiel" je možné nastaviť jednotlivé funkcie modulu Rezervácie vozidiel.
A niekoľko ďalších vylepšení aplikácie.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2023 RE1

Dátum vydania: 20.1.2023

Rezervácie vozidiel - tento nový modul slúži k zlepšeniu organizácie zdieľania firemných vozidiel Vašimi zamestnancami. Pre začatie používania tejto funkcie najskôr nastavte, ktoré Vaše vozidlá sa môžu rezervovať (pomocou menu "Nastavenie" - "Vozidlá" - "Vlastnosti vozidla" - záložka "Obecné" - políčko "Povoliť rezervácie tohoto vozidla"). Pri vytvorení novej rezervácie sa zobrazí informácia, ktoré z týchto vozidiel majú pre danú dobu už inú rezerváciu a ktoré vozidlá sú k dispozícii voľné. Pre jednotlivé vozidlá si môžete zobraziť plánovací kalendár rezervácií alebo vyhľadávať rezervácie podľa vodiča. Pre vytvorené rezervácie môžete odosielať žiadosti o ich schválenie. Správcovia autoparku môžu pri schválení napríklad rezerváciu zmeniť na iné vozidlo. Pri zápise nového cestovného príkazu môžete pri určení dopravného prostriedku zároveň vytvoriť rezerváciu vozidla.
Škodové udalosti - bola pridaná možnosť evidencie škodových udalostí Vašich vozidiel vrátane sledovania aktuálneho stavu ich riešenia. Pre každú škodovú udalosť môžete do aplikácie zapísať podrobné údaje a vložiť príslušné dokumenty (oskenované doklady, fotografie spôsobených škôd,...). Potom môžete priebežne vkladať informácie o riešení škodovej udalosti. Počas škodovej udalosti môže dôjsť k viacerým škodám na majetku alebo zdraví, preto môžete v aplikácii pre jednu udalosť evidovať viacero spôsobov jej riešenia (napr. časť škody sa hradí z povinného zmluvného poistenia a časť z havarijného poistenia). Pre každé riešenie môžete zapisovať podrobné údaje (záznamy o prehliadkach, vyčíslenie škody, poistné plnenie,....) vrátane vloženia odoslaných aj prijatých dokumentov. Evidenciu škodových udalostí zobrazíte pomocou menu "Knihy jázd" - "Škodové udalosti".
Prístup k dokumentom - evidencia dokumentov bola doplnená o možnosť nastavenia užívateľských oprávnení k jednotlivým typom dokumentov. Je možné tak napr. nastaviť, aby do cestovných príkazov alebo knihy jázd mohli vkladať odfotené účtenky všetci zamestnanci, ale k dokladom s osobnými údajmi (oskenované vodičské preukazy, technické preukazy vozidiel,...) mali prístup len poverení pracovníci. Nastavenie typov dokumentov a prístupu k nim sa robí pomocou menu "Nastavenie" - "Dokumenty" - záložka "Typy dokumentov".
Spolucestujúci - v prípade spoločnej pracovnej cesty viacerých zamestnancov aplikácia teraz umožňuje ľahké zdieľanie údajov o tejto ceste. Doposiaľ mohol takýto cestovný príkaz hromadne zapísať iba užívateľ, ktorý má v aplikácii povolený zápis ciest všetkým spolucestujúcim. Teraz môžu mať jednotliví spolucestujúci nastavené práva iba na svoju osobu (nemôžu si prehliadať a ani zapisovať cesty ostatných zamestnancov). Cestujúci, ktorý zapíše svoj cestovný príkaz ako prvý, v aplikácii odošle svojím spolucestujúcim správu s ponukou skopírovania údajov tejto konkrétnej cesty. Spolucestujúci tak nemusia opisovať rovnaké údaje a môžu len prípadne upraviť detaily, v ktorých sa ich cesta líši. Rovnakým spôsobom môžete medzi spolucestujúcimi zdieľať aj následné zmeny údajov o pracovnej ceste. Pre užívateľov s právom zápisu ciest všetkým spolucestujúcim bola v novej verzii zachovaná možnosť im cestovný príkaz priamo hromadne zapísať.
Filtre pracovných ciest - v oknách "Tlačové zostavy", "Vyhľadávanie pracovných ciest" a "Hromadné zmeny pracovných ciest" môžete pomocou rozbaľovacieho zoznamu u tlačítka "Nastaviť filter" vyberať z preddefinovaných filtrov a zoznam týchto preddefinovaných filtrov si môžete ľubovoľne upravovať.
Tlačové zostavy - Boli pridané nové tlačové zostavy "Upozorňovanie na termíny vozidiel" a "Upozorňovanie na termíny zamestnancov". Do zostavy "Zoznam zamestnancov" bola pridaná možnosť tlačiť informácie o pridelených firemných vozidlách a o evidovaných súkromných vozidlách zamestnancov.
Podpora multidoménového prostredia - užívateľským účtom aplikácie AUTOPLAN môžu byť priradení doménoví užívatelia z viacerých domén ActiveDirectory.
A mnoho ďalších drobných vylepšení aplikácie (v okne "Protokol udalostí" sa zobrazujú tiež operácie s pracovnými cestami, v module "Servis vozidiel" môžete zapnúť upozorňovanie na nové servisné požiadavky, v panely "Zoznamy" môžete podľa grafických ikoniek rozoznať pracovné cesty s odoslanou žiadosťou o schválenie, práva na skupiny vozidiel alebo zamestnancov môžete nastavovať aj hromadne viacerým užívateľom,...).

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2022 RE1

Hromadná žiadosť o schválenie pracovných ciest - teraz už nemusíte pre každú jednotlivú pracovnú cestu zasielať zvlášť žiadosť o jej schválenie. Pokiaľ máte pripravené k schváleniu viac pracovných ciest, môžete zaslať jednu spoločnú žiadosť. Vedúci pracovník potom schváli alebo zamietne všetky tieto pracovné cesty naraz. Odoslanie hromadných žiadostí sa robí v panely "Zoznamy ciest" (zobrazíte ho pomocou druhej ikony v hornej lište), kde po vyhľadaní požadovaných pracovných ciest stisnete v hornej lište tlačítko "Požiadať o hromadné povolenie/schválenie ciest". Každý zamestnanec musí mať svoju žiadosť o povolenie cesty (do jednej hromadnej žiadosti sa nedajú pridať pracovné cesty viacerých zamestnancov). Hromadnú žiadosť môžete vytvoriť len pre tuzemské cesty bez požiadavky na zálohu (zahraničné cesty a cesty so zálohou musia byť schválené jednotlivo).
Viacúrovňové schvaľovanie pracovných ciest - v nastavení užívateľských práv môžete pre jednotlivých užívateľov určiť, či môžu robiť finálne schválenie pracovných ciest alebo či môžu len preposielať žiadosti ďalšiemu schvaľovateľovi (tzn. prevádzať len nižšie úrovne schvaľovania). V konfigurácii schvaľovacích procesov (menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Protokol pracovných ciest") môžete teraz tiež nastaviť, že pri odosielaní žiadosti o viacúrovňové schválenie pracovnej cesty môže byť ako prvý schvaľovateľ určený zamestnanec, ktorý je na príslušnú pracovnú cestu vyslaný. Tento zamestnanec tak môže potvrdiť svoj súhlas s pracovnou cestou preposlaním žiadosti ďalšiemu schvaľovateľovi, ktorý následne prevedie finálne schválenie alebo zamietnutie žiadosti o schválenie pracovnej cesty.
Dlhodobé povolenie pracovných ciest - pri zápise dlhodobého povolenia pracovných ciest môžete teraz pre zahraničné pracovné cesty určiť zoznam povolených cieľových štátov.
Servis vozidiel - tento modul bol rozšírený o možnosť zápisu požiadaviek na servis jednotlivých vozidiel vrátane evidencie stavu ich vybavenia. Z požiadaviek môžete následne vytvárať servisné listy, u ktorých môžete po novom sledovať ich aktuálny stav (nový, objednané, prevádza sa a dokončené). Pri jednotlivých servisných úkonoch môžete teraz tiež evidovať rozpočet celkovej ceny podľa zdrojov financovania. V evidencii servisných požiadaviek, listov a úkonov si môžete naviac vytvoriť ďalšiu vlastnú kolónku pomocou menu "Nastavenie" - "Servis vozidiel" - záložka "Číselníky". V nastavení užívateľských práv môžete jednotlivým užívateľom povoliť zápis servisných požiadaviek, resp. servisných listov a úkonov. Ďalej do záložky "Vyhodnotenie" bola pridaná možnosť zobrazenia histórie úkonov určitej servisnej položky na konkrétnom vozidle. V zozname úkonov môžete sledovať časové a kilometrické intervaly medzi operáciami, ktoré sú pre servisné položky nastavené ako hlavné (napr. operácia "výmena" pre motorový olej). Pomocou preklikávacích odkazov sa môžete rýchlo prepínať medzi jednotlivými náhľadmi na vyhodnotenie servisných úkonov: prehľad podľa vozidla, prehľad podľa servisnej položky a po novom aj história servisnej položky na vozidle.
Zoznamy vozidiel a zamestnancov - terajšia tlačová zostava "Zoznamy zamestnancov a vozidiel" bola nahradená novými zostavami "Zoznam zamestnancov" a "Zoznam vozidiel", v ktorých si môžete veľmi podrobne určiť, ktoré údaje z evidencie zamestnancov a vozidiel si prajete vytlačiť, resp. vyexportovať do Excelu.
Tlač do PDF súboru - v prípade spustenia aplikácie AUTOPLAN na vzdialenom serveri máte možnosť pri uložení tlače do PDF zvoliť, či sa má PDF súbor vytvoriť na serveri alebo na Vašom lokálnom PC.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2021 RE1

Dopravné prostriedky - teraz môžete v cestovnom príkaze určovať typ použitia dopravného prostriedku na pracovnej ceste. Na výber máte tieto možnosti: "určený zamestnávateľom", "použitý so súhlasom zamestnávateľa" a "použitý bez súhlasu zamestnávateľa". Druhý typ sa obvykle používa v prípadoch, kedy zamestnávateľ určí ako dopravný prostriedok verejnú hromadnú dopravu, ale zamestnanec po udelení súhlasu zamestnávateľa použije namiesto nej svoje súkromné vozidlo. Zamestnancovi potom podľa zákona o cestovných náhradách patrí náhrada vo výške cestovného lístka pôvodne určeného dopravného prostriedku (zistená z aktuálneho cenníka dopravnej spoločnosti alebo iným spôsobom). Nápovedu k spôsobu zápisu rôznych variant dopravných prostriedkov si môžete zobraziť kliknutím na ikonu "otáznika" pri tejto novej kolónke v panely Cestovný príkaz.
Oblasti - do cestovného príkazu bol pridaný ďalší voliteľný stĺpec pre zadávanie cieľových lokalít Vašich ciest. Pomocou menu "Nastavenie" - "Oblasti" si môžete nadefinovať vlastný zoznam oblastí. Oblasti môžete hierarchicky členiť (každá oblasť môže mať ľubovoľný počet podoblastí, napr. kraje - okresy), čo môžete využiť pri filtrovaní ciest (pri zadaní podmienky na určitú oblasť budú vyhľadané tiež cesty do všetkých jej podoblastí). Stĺpec "Oblasť" si môžete prípadne premenovať a použiť ho pre evidenciu iného údaja s hierarchicky členeným zoznamom hodnôt.
Vytváranie pracovných ciest podľa knihy jázd - jedna pracovná cesta sa môže skladať z veľkého počtu jednotlivých jázd (hlavne v prípade jázd zaznamenaných pomocou GPS zariadení). Do časového priebehu pracovnej cesty sa zapisujú všetky jednotlivé jazdy, ale v zozname miest jednania cestovného príkazu by z dôvodu prehľadnosti mali byť uvedené len významné cieľové miesta pracovnej cesty. V konfigurácii tejto funkcie (menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Vytváranie podľa knihy jázd") pribudla možnosť nastavenia podmienok pre automatické určenie, ktoré lokality na trase jázd sa majú zapísať do miest jednania pracovnej cesty.
Dlhodobé povolenia pracovných ciest - v prípade častých pracovných ciest nieje nutné jednotlivo povoľovať každý cestovný príkaz zvlášť. Teraz je možné vystavovať dlhodobé povolenia pracovných ciest. Každé takéto povolenie je platné pre konkrétneho zamestnanca na určité obdobie a obsahuje presné podmienky pre údaje povoľovaných pracovných ciest. Povolenie musí byť vždy najskôr schválené zodpovedným pracovníkom (je možné využiť rovnaké schvaľovacie procesy ako pre povoľovanie ciest). Pri následnom zápise cestovného príkazu je možné k povoleniu pracovnej cesty použiť dlhodobé povolenie, ktorého podmienky cesta spĺňa. Novú funkciu si môžete aktivovať pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Protokol pracovných ciest".
Hromadná zmena práv užívateľov - užívatelia s administrátorským oprávnením teraz môžu pridať alebo odobrať určité právo viacerým užívateľským účtom naraz. V okne "Užívatelia" si pomocou filtrovania najskôr vyberte určité užívateľské účty a následne pomocou tlačítka "Hromadné zmeny" preveďte požadovanú zmenu práv.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2020 RE2

Rozšířené údaje zamestnancov a vozidiel - v konfigurácii rozšírených údajov (menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Voliteľné údaje" - záložky "Rozšírené údaje...") môžete pridať kolónku typu "dokument" a prikladať tak k údajom zamestnancov alebo vozidiel naskenované dokumenty (alebo iné súbory ľubovoľného formátu).
Hromadné zmeny pracovných ciest - ponuka hromadných operácií bola rozšírená o nastavenie požadovaného spôsobu vyúčtovania určitej meny a o zápis údajov o vyplatení doplatku alebo vrátenia preplatku v určitej mene.
Zostava Nezrovnalosti v pracovných cestách - v hlavnom okne aplikácie sa prípadné nájdené nezrovnalosti v pracovných cestách zobrazujú iba pre práve vybratého zamestnanca. Pomocou novej tlačovej zostavy "Nezrovnalosti v pracovných cestách" môžete získať prehľad o nezrovnalostiach v cestách všetkých zamestnancov za určité obdobie. V tlačovej zostave si môžete určiť iné nastavenie kontroly než východzie nastavenie v záložke "Kontroly" v okne "Možnosti“.
Vymazanie a anonymizácia údajov v období - táto funkcia (menu "Cestovné príkazy" - "Vymazanie a anonymizácia údajov" - "Vymazanie a anonymizácia obdobia") bola doplnená o možnosť vymazania cestovných príkazov všetkých zamestnancov za určité obdobie. Zadajte v hornej časti okna dátum a v záložke "Cestovné príkazy" sa zobrazí prehľad zamestnancov, ktorí majú zapísané pracovné cesty pred týmto dátumom. Tlačítkom "Vymazanie cestovných príkazov" sa tieto údaje vymažú naraz pre všetkých zamestnancov.
Vymazanie vozidiel - dlhšiu dobu nepoužívané vozidlá môžete odstrániť pomocou menu "Knihy jázd" - "Vymazanie a anonymizácia údajov" - "Vymazanie vozidiel". Táto funkcia je dostupná len pre užívateľov s oprávnením "hlavný administrátor". Aplikácia prehľadá údaje vozidiel uložené v databáze za celú históriu a pre každé vozidlo zobrazí dátum a popis jeho posledného záznamu. Vozidlá môžete filtrovať podľa veku posledného záznamu (štandardne sa ponúknu iba vozidlá nepoužívané dlhšie než 5 rokov). V spodnej časti okna sa zobrazujú podrobné informácie o vybratom vozidle. Pri prevedení vymazania budú zo systému kompletne vymazané záznamy vozidla vrátane jeho dokumentov. V určitých historických záznamoch (cestovné príkazy) bude zachovaný názov a EČ vozidla.
A veľa ďalších drobných vylepšení aplikácie (napr. možnosť filtrovania v nastavení vozidiel a užívateľov).

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2020 RE1

Rozšírenie údajov zamestnancov a vozidiel - do okna s vlastnosťami zamestnancov pribudli záložky Bankový účet, Vodičský preukaz, Školenie, Zdravotné prehliadky a Cestovný pas. Okno s údajmi vozidla bolo rozšírené o záložky Evidenčné údaje, STK, Technické údaje a Poistenie. V jednotlivých záložkách sa môže evidovať viacero záznamov (napr. zamestnanec má viacero bankových účtov).
Vlastná konfigurácia rozšírených údajov zamestnancov a vozidiel - do nových záložiek si môžete sami pridať ďalšie kolónky, môžete vytvoriť aj úplne nové záložky. Nastavenie rozšírených údajov sa robí pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Voliteľné údaje" - záložky "Rozšírené údaje...". Kolónky môžete ľubovoľne pomenovať, meniť ich poradie, podrobne určovať ich dátový typ (text, číslo, dátum,...) a spôsob zápisu hodnôt. Tiež môžete nastaviť možnosť určovania časovej platnosti zapísaných hodnôt do jednotlivých kolónok.
Upozorňovanie na termíny - V rozšírených údajoch môžete pre dátumové kolónky nastavovať upozorňovanie na vypršanie zapísaného termínu vrátane varovania na blížiaci sa termín s predstihom zvoleného počtu dní. Tieto kolónky sú v okne s údajmi zamestnanca alebo vozidla označené výstražným trojuholníkom (napr. "Vodičský preukaz" – "Dátum ukončenia platnosti"). Akonáhle vyprší niektorý z termínov, tak varovanie sa automaticky zobrazí hneď pri spustení aplikácie AUTOPLAN. Zoznam vypršaných alebo blížiacich sa termínov si môžete kedykoľvek zobraziť pomocou menu "Cestovné príkazy" - "Upozorňovanie na termíny". Pomocou menu "Nastavenie" - "AutoPlanAgent - úlohy na pozadí" môžete tiež nakonfigurovať úlohu pre automatické odosielanie e-mailov s týmto upozornením.
Požadovaný spôsob vyúčtovania - v okne s údajmi pracovnej cesty v panely "Vyúčtovanie cesty" môže zamestnanec určiť požadovaný spôsob vyplatenia doplatku cestovných náhrad v EUR (v hotovosti, v mzde alebo prevodom na konkrétny bankový účet) alebo v inej mene. V prípade poskytnutia zálohy v cudzej mene môže zamestnanec zapísať, aká čiastka mu zostala v hotovosti pre účely vrátenia preplatku zálohy. Túto novú možnosť môžete deaktivovať pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Obecné".
Požiadavka na zálohu - pri vytvorení požiadavky na vyplatenie zálohy prevodom na účet musí zamestnanec určiť, na ktorý konkrétny bankový účet má byť záloha poslaná.
Delegovanie užívateľských práv - vedúci pracovník môže teraz prostredníctvom delegovania svojich užívateľských práv poveriť iných pracovníkov, aby za neho v aplikácii AUTOPLAN robili určité operácie. Delegát si potom vždy pri prihlásení do aplikácie vyberá, či bude v aplikácii pracovať so svojimi štandardnými užívateľskými právami alebo s delegovanými užívateľskými právami vedúceho pracovníka. V protokoloch budú pri operáciách prevedených pod delegovaným oprávneniami uvedené obidve mená v tvare "[meno vedúceho] vz. [meno delegáta]", aby bolo jednoznačné, že operáciu previedol delegát v zastúpení delegovanej osoby. Žiadosti o schválenie pracovnej cesty adresované vedúcemu pracovníkovi sa automaticky zasielajú v kópii tiež všetkým jeho delegátom.
Preferovaný jazyk užívateľa - pre každý užívateľský účet si aplikácia pamätá jeho preferovaný jazyk (slovenčina alebo angličtina). Nastavenie môžete manuálne zmeniť v okne "Užívatelia". Pri odoslaní žiadosti o schválení pracovnej cesty bude text žiadosti uvedený v jazyku adresáta. Túto novú možnosť môžu využiť len vlastníci licencie s modulom "prostredie aplikácie v anglickom jazyku".

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2019 RE2

Výmaz a anonymizácia osobných údajov v období - v súvislosti s prijatím GDPR bola do minuloročnej verzie 2018 pridaná možnosť výmazu osobných údajov bývalých zamestnancov. Určené konkrétne meno bolo vymazané, resp. anonymizované, vo všetkých záznamoch za celú históriu evidencie v aplikácii. Pomocou novej funkcie môžete vymazať osobné údaje všetkých zamestnancov (bývalých aj súčasných) v určitom konkrétnom období, pre ktorých už nemáte zákonnú povinnosť tieto osobné údaje evidovať (pre účtovné doklady je to doba 5 až 10 rokov od konca účtovného obdobia). Táto funkcia je dostupná iba pre užívateľov s oprávnením "hlavný administrátor" a spustíte ju pomocou menu „Cestovné príkazy“ - „Výmaz a anonymizácia osobných údajov“ - „Výmaz a anonymizácia obdobia“. Zadajte dátum a zobrazí sa prehľad osobných údajov vo všetkých záznamoch starších než toto dátum. Údaje sú rozdelené do záložiek podľa oblasti použitia. Každú jednotlivú oblasť môžete následne anonymizovať, resp. vymazať, pomocou tlačitiek v spodnej časti okna.
Vyúčtovanie zahraničných ciest - pri vyúčtovaní zahraničnej cesty aplikácia automaticky ponúkne rovnaký spôsob prepočtu cudzej meny, ktorý bol použitý pri vyúčtovaní predchádzajúcej zahraničnej cesty zamestnanca s touto menou. Ďalej sa automaticky nastavuje rovnaký spôsob prepočtu zahraničného stravného, ktorý bol použitý v predchádzajúcej zahraničnej ceste zamestnanca do tohto štátu.
Východzí účel cesty a pomocné rozlíšenia - v okne s vlastnosťami zamestnanca v záložke „Cestovné príkazy“ môžete určiť účel cesty, ktorý sa má automaticky predvyplniť v každej novej pracovnej ceste tohoto zamestnanca. Pokiaľ máte aktivované niektoré pomocné rozlíšenie pracovných ciest, môžete tu tiež určiť jeho východziu hodnotu v každej novej ceste. V okne s vlastnosťami firmy alebo skupiny zamestnancov môžete toto nastavenie previesť hromadne pre všetkých jej zamestnancov.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2019 RE1

Žiadosti o zálohu podľa predpokladaných nákladov - pretože vypočítané predpokladané náklady obvykle vychádzajú ako desatinné čísla, môžete zadať konkrétnu čiastku požadovanej zálohy. Pri zaokrúhlení smerom hore o viac než jednu zmeniteľnú mincu alebo bankovku (jej hodnotu môžete pre jednotlivé meny nastaviť pomocou menu Nastavenie - Meny) sa zobrazuje varovanie vrátane vyčíslenia rozdielu požadovanej zálohy a predpokladaných nákladov v EUR. Funkciu si môžete aktivovať v okne "Možnosti" v záložke "Obecné".
Schvaľovanie - v prípade pokusu o odoslanie žiadosti o povolenie cesty dočasne neprítomnému schvaľovateľovi (v systéme má aktuálne nastavené zastupovanie) aplikácia zobrazí varovanie s otázkou, či sa má žiadosť zaslať určenému schvaľovateľovi alebo jeho aktuálnemu zástupcovi.
Obojstranná tlač - pre tlačové zostavy, ktoré sa skladajú z niekoľkých samostatných oddielov (napr. zostava s viacerými cestovnými príkazmi), môžete použiť novú voľbu "Pripraviť pre obojstrannú tlač". Do zostavy sa potom vložia prázdne stránky tak, aby každý oddiel začínal na novom liste papiera.
Cestovné poistenie - pomocou tejto novej zostavy získate kompletný prehľad cestovného poistného za všetky pracovné cesty v určitom období. Súčasťou sprievodcu vytvorením zostavy je konfigurácia konkrétnych sadzieb poistného, ktoré máte zjednané s Vašou poisťovňou pre jednotlivé štáty alebo regióny.
Nastavenie práv užívateľov na zamestnanca a vozidlá - užívatelia s administrátorským oprávnením môžu teraz meniť práva na zamestnanca aj v okně "Firmy a zamestnanci" - "Užívatelia s právom na tohoto zamestnanca". Pomocou tlačítiek v spodnej časti okna môžete prideliť právo na vybratého zamestnanca ďalším užívateľom, resp. im toto právo odobrať. Rovnakým spôsobom môžete meniť práva na vozidlá v okne "Vozidlá" - "Užívatelia s právom na toto vozidlo".

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2018 RE2

Zmeny súvisiace s Obecným nariadením o ochrane osobných údajov (GDPR)

Zvýšenie zabezpečenia
1. V novej verzii sa automaticky aktivuje silná ochrana uložených hesiel (nereverzibilné šifrovanie).
2. Pomocou menu Nastavenie - Možnosti - záložka "Zabezpečenie" môžete nastaviť minimálnu kvalitu prihlasovacieho hesla (celkový min. počet znakov, voliteľne povinné malé, veľké písmena, číslice alebo špeciálne znaky,...). Zároveň môžete zvoliť, či sa kontrola kvality hesla týka len nových hesiel alebo tiež terajších (pri prihlásení užívateľa nevyhovujúcim heslom bude vyžiadaná zmena na nové heslo).
3. V prípade používania SQL databázy je možné nakonfigurovať šifrované pripojenie k SQL serveru. Podrobné informácie nájdete v aplikácii po kliknutí na informačnú ikonu pri zaškrtávaciom "Zabezpečiť SSL šifrovaním" v menu Knihy jázd/Cestovné príkazy - Pripojenie k databáze - Spravovat pripojenie k databáze - tlačítko Zmeniť.

Protokolovanie aktivít užívateľov
1. Nová verzia aplikácie AUTOPLAN automaticky protokoluje tieto činnosti užívateľov: prístup do systému (prihlásenie, neúspešné pokusy o prihlásenie, odhlásenie, zmena hesla), práca s osobnými údajmi zamestnancov (zakladanie, zmeny, výmazy, tlače a exporty) a nastavovanie užívateľských účtov (zakladanie, zmeny, výmazy a zastupovanie).
2. Zaprotokolované události môžete podrobne filtrovať podľa časového obdobia, podľa typu operácie, podľa zamestnanca (s ktorého osobnými údajmi sa pracovalo) a podľa užívateľa (ktorý previedol operáciu). Protokol udalostí môžu zobraziť len užívatelia s oprávnením "hlavný administrátor" pomocou menu Knihy jázd/Cestovné príkazy - Protokol udalostí.

Evidencia osobných údajov zamestnancov
1. V okne "Firmy a zamestnanci" môžete teraz previesť tlač a export osobných údajov zamestnanca, ktoré sa aktuálne evidujú v aplikácii AUTOPLAN. Export je možný do súboru Microsoft Excel alebo do VCF súboru (virtuálna vizitka vCard).
2. Vymazanie osobných údajov bývalých zamestnancov môžete previesť pomocou menu Knihy jázd/Cestovné príkazy - Výmaz a anonymizácia osobných údajov. Táto funkcia je dostupná len pre užívateľa s oprávnením "hlavný administrátor".
Aplikácia prehľadá všetky osobné údaje uložené v databáze za celú históriu a roztriedi ich do troch skupín: 1. aktuálne evidovaní zamestnanci, 2. aktuálne užívateľské účty a 3. osobné údaje v historických záznamoch (zamestnanci alebo uživatelské účty, ktorí už boli odobraní zo systému). Pre každý nájdený údaj sa zobrazí dátum a popis jeho posledného záznamu. Údaje môžete filtrovať podľa veku posledného záznamu (štandardne sa zobrazujú iba záznamy staršie viac než 5 rokov).
V spodnej časti okna sa zobrazujú podrobné informácie o vybranej osobnej informácii a možnosti jej vymazania. Pre aktuálne evidovaných zamestnancov sa ponúka okrem vymazania tiež ich anonymizácia. V tom prípade zostanú zachované ich dáta (jazdy a pracovné cesty), ale na miesto mena zamestnanca sa bude zobrazovať obecný text "Anonymizovaná osoba". Osobné údaje budú úplne vymazané bez možnosti spätného vyhľadania. Pri výmaze aj anonymizácii bude meno zamestnanca nahradené vo všetkých historických záznamoch textom "Vymazaná osoba", resp. "Anonymizovaná osoba".

Ďalšie novinky:

Tlač do PDF súboru - na počítačoch s Windows 10 (a Windows Server 2016) je možné každý tlačový výstup z aplikácie AUTOPLAN uložiť do PDF súboru alebo priamo odoslať ako PDF prílohu v e-mailovej správe. Pre užívateľov starších verzií Windows zostáva naďalej možnosť exportu tlačových zostáv do XPS súboru (formát Microsoft XPS Document).
Externé úložisko dokumentov - naskenované dokumenty (alebo iné súbory ľubovoľného formátu) sa v aplikácii AUTOPLAN ukladajú priamo do databázy. Pri vyššom počte dokumentov rastie veľkosť databázy a môže to spôsobovať technické problémy pri správe databázy. Z toho dôvodu môžete teraz nastaviť ukladanie dokumentov do externého úložiska. Podrobné informácie o tejto novej funkcii a možnosti konfigurácie nájdete v aplikácii pomocou menu Nastavenie - Možnosti - záložka Dokumenty.
Výdavky na pracovnej ceste - zoznam možných spôsobov platieb výdavkov bol rozšírený o "mobilná platba zo súkromného účtu" a "mobilná platba z účtu zamestnávateľa".
Nastavenie aplikácie - v okne Možnosti (menu Nastavenie - Možnosti) môžete aktivovať tieto nové funkcie:
1. ponúkať v pracovný cestách iba vozidlá daného zamestnanca, tzn. firemné vozidlá, pri ktorých je zamestnanec určený vodičom a súkromné vozidlá, ktorých je vlastníkom (záložka "Zápis ciest" - sekcia "Použitie vozidla")
2. tlač určených sadzieb tuzemského (príp. aj zahraničného) stravného na formulári cestovného príkazu (záložka "Zobrazenie a tlač")
3. v zoznamoch zamestnancov zobrazovať pre väčšiu prehľadnosť tiež číslo zamestnanca (záložka "Zobrazenie a tlač")
4. podrobné sledovanie udalostí tlače cestovného príkazu, pri ktorom sa zapíše udalosť do protokolu pracovnej cesty až v okamžiku fyzického vytlačenia na konkrétnej tlačiarni, resp. v okamžiku odoslania e-mailovej správy na konkrétnu adresu. Pri štandardnom spôsobe sa udalosť tlače zapíše do protokolu hneď pri zobrazení náhľadu k tlači (záložka "Zobrazenie a tlač")

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2018 RE1

Priemerné ceny PHM - Štatistický úrad SR vyhlasuje priemerné ceny PHM so spätnou platnosťou (vždy až v piatok sú známé ceny PHM platné pre predchádzajúci týždeň). Aplikácia preto pri zápise pracovnej cesty súkromným vozidlom kontroluje časovú platnosť použitých priemerných cien PHM a dovolí dokončiť vyúčtovanie pracovnej cesty až po vyhlásení priemerných cien PHM pre dané časové obdobie. Zo stránok Štatistického úradu SR sa teraz do aplikácie automaticky sťahujú tiež priemerné ceny CNG.
Tlačové zostavy - v okne Tlačové zostavy sa môžete pri výbere zamestnanca alebo skupiny zamestnancov prepnúť na označenie viacerých zamestnancov pomocou zaškrtávacích okienok.
Výkony práce - do časového priebehu cesty môžete teraz zapisovať jednotlivé časy začatia a ukončenia práce vykonanej behom pracovnej cesty. Funkciu môžete aktivovať pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Zápis ciest". Pozn.: zapísané údaje o výkonoch práce nemajú vplyv na výpočet cestovných náhrad, môžu poslúžiť ako podklad pre výpočet mzdy za prácu nad čas.
Súčtové tabuľky - boli pridané nové záložky "Celková doba na ceste" a "Doba výkonu práce" pre sumarizáciu doby, ktorú zamestnanci strávili alebo odpracovali na pracovných cestách.
Dopravné prostriedky - pôvodný druh dopravného prostriedku "neúčtovaný" bol nahradený novými druhmi "bezplatná doprava", "súkromná doprava bez nároku na náhradu" a "bez dopravy". Pre pracovné cesty s určeným dopravným prostriedkom môžete teraz do ich priebehu zadať časti cesty "bez dopravy".
Krátenie stravného pri ubytovaní - po zápise výdavku za ubytovanie (nocľažné) sa automaticky zobrazí okno pre zadanie informácie, ktorá strava bola bezplatne poskytnutá v rámci ubytovacej služby. Zvlášť sa určujú jedla pre deň príchodu, deň odchodu a pre pobytové dni. Zadanie môžete urýchliť výberom zo štandardných možností (raňajky, polpenzia,...). Túto funkciu môžete aktivovať pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Zápis ciest" (zároveň môžete nastaviť, ktorá strava má byť automaticky zaškrtnutá).
Schvaľovanie - systém povoľovania a schvaľovania pracovných ciest bol vylepšený o niekoľko noviniek:
- pri zrušení povolenia/schválenia pracovnej cesty môžete automaticky odoslať informačnú správu zamestnancovi
- pre každú pracovnú cestu môžete zobraziť históriu komunikácie (správy s odoslanými žiadosťami o povolenie/schválenie a správy o ich vybavení), funkciu môžete aktivovať pomocou menu "Nastavenie" - "Možnosti" - záložka "Protokol ciest"

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2017 RE1

Rýchle vyhľadávanie - pomocou nového vyhľadávacieho políčka v pravom hornom rohu hlavného okna môžete vyhľadať určitý text v práve zobrazených pracovných cestách. Štandardne sa vyhľadává text vo všetkých údajoch pracovných ciest, ale môžete upresniť hľadanie len na určité údaje (účely, miesta, dopravné prostriedky,.....)
Export a odoslanie tlače e-mailom - každý tlačový výstup z aplikácie AUTOPLAN môžete teraz uložiť do súboru vo formáte Microsoft XPS Document. S takto vytvorenými XPS súbormi sa pracuje podobne ako s PDF súbormi (každá inštalácia Windows obsahuje prehliadač XPS súborov). Ďalej je možné priamo v okne s náhľadom tlače odoslať e-mailovú správu, do ktorej sa automaticky vloží tlačový výstup ako príloha vo formáte XPS.
Zastupovanie užívateľov - v prípade neprítomnosti niektorého užívateľa môžete nastaviť jeho dočasný zástup iným užívateľom. Tento zástupca potom po dobu zástupu získa automaticky všetky potrebné užívateľské oprávnenia a môže v aplikácii AUTOPLAN prevádzať rovnaké operácie ako zastupovaná osoba.
Nastavenie práv užívateľov na vozidlá a zamestnancov - okrem povolenia nastavovať kompletné prístupové práva všetkých užívateľov môžete určitým užívateľom povoliť nastavovať práva užívateľov na vozidlá a zamestnancov (v okne s vlastnosťami užívateľského účtu v záložke "Obecné práva" použite nové tlačítko "Upresniť" pri voľbe "Meniť nastavenie práv"). Tieto nové práva je vhodné nastaviť tým užívateľom, ktorí majú na starosť správu vozidiel a zamestnancov. Týto užívatelia si potom môžu (cez menu Nastavenie - Firmy a zamestnanci - Užívateľské účty zamestnanca - tlačítko Vlastnosti) zobraziť okno s nastavením práv užívateľského účtu určitého zamestnanca. V tomto okne môžu prevádzať zmeny iba v záložkách "Práva na zamestnanca" a "Práva na vozidlá", kde môžu pridávať alebo odoberať práva na konkrétne vozidlá alebo iných zamestnancov.
Tlač pracovných ciest - informácia o vytlačení formulára cestovného príkazu alebo vyúčtovania pracovnej cesty sa automaticky zapíše do protokolu pracovnej cesty. Pomocou nového nastavenia filtra pracovných ciest môžete vytvárať prehľady so zoznamom doposiaľ nevytlačených alebo už vytlačených pracovných ciest.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2016 RE2

Užívatelia - nastavenie užívateľských práv je teraz podrobnejšie. Niektoré terajšie práva boli rozčlenené do niekoľkých samostatných nových práv (napr. povolenie zápisu poskytnutia záloh na pracovnú cestu,...). Okno pre zadanie užívateľských práv je teraz prehľadne rozdelené do tématických skupín.

Schvaľovanie - systém schvaľovania pracovných ciest bol vylepšený o celú radu noviniek:

automatické doplňovanie mena schvaľovateľa pri odosielaní žiadosti
vyhľadávanie pracovných ciest, ktoré čakajú na vybavenie žiadosti o schválenie dlhšiu dobu než určitý počet pracovných hodín
žiadateľ môže sám poslať žiadosť inému schvaľovateľovi (pôvodný schvaľovateľ je o tom automaticky informovaný)
viacúrovňové schvaľovanie, kedy pracovnú cestu môže postupne schvaľovať niekoľko schvaľovateľov podľa firemnej hiearchie.

Import zoznamu účelov a pomocných rozlíšení - zoznam účelov pracovných ciest alebo zoznam hodnôt ďalších voliteľných rozlíšení pracovných ciest (zákazky, klienti,...) môžete teraz do aplikácie jednorázovo alebo pravidelne importovať zo súboru. Štandardne aplikácia umožňuje import z textového súboru, v prípade požiadavky na iný formát nás prosím kontaktujte.

Číslovanie pracovných ciest - nový spôsob automatického číslovania ciest, kedy vybraní zamestnanci majú svoju vlastnú číselnú radu a všetci ostatní majú jednu spoločnú číselnú radu. Ďalej je možné nastaviť, aby všetky tuzemské cesty jedného zamestnanca v rámci jedného mesiaca mali rovnaké číslo.

Zostava Zoznam nevyplatených záloh - pomocou tejto zostavy získate aktuálny zoznam pracovných ciest, ktoré zatiaľ nemajú zapísané poskytnutie požadovanej zálohy na pracovnú cestu.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2016 RE1

Výdavky na pracovnej ceste - zápis informácií o výdavkoch platených zamestnancom behom pracovnej cesty bol rozšírený o nové možnosti:

pokiaľ máte niekoľko podobných dokladov (napr. lístky MHD,...), tak stisnite vpravo hore tlačítko Súčet niekoľkých platieb a zadajte postupne jednotlivé čiastky (s prípadnou poznámkou). Do zoznamu výdavkov sa potom vloží jedna celková čiastka.
pri platbách v cudzej mene prevedených firemnou platobnou kartou môžete pomocou tlačítka Prepočet na EUR dodatočne zapísať čiastku v EUR podľa výpisu z platobnej karty. V zozname výdavkoch bude potom zobrazená čiastka v EUR aj pôvodná čiastka v cudzej mene.
pomocou tlačítka Z toho súkromné výdavky môžete zadať prípadné súkromné výdavky zamestnanca, ktoré sú zahrnuté v zadanej platbe. Napr. na účtenke z hotela sú uvedené raňajky (ktoré niesú súčasťou ubytovania), minibar, apod. Vo vyúčtovaní pracovnej cesty sa potom o tieto súkromné výdavky zníži celková čiastka cestovných náhrad k preplateniu zamestnancovi.

Preúčtovanie cestovných nákladov - pokiaľ náklady na pracovné cesty Vašich zamestnancov následne preúčtovávate inému subjektu (zákazník, obchodný partner,...), aktivujte si túto novú funkciu pomocou menu Nastavenie - Možnosti - záložka Obecné. Potom v každej pracovnej ceste bude vyčíslená celková čiastka cestovných nákladov k preúčtovaniu. Stravné a ostatné nárokové cestovné náhrady sa započítajú v plnej výške. Pri ostatných výdavkoch (platených zamestnancom behom cesty alebo hradených dopredu zamestnávateľom) vždy určíte čiastku k preúčtovaniu. Čiastky v cudzej mene sa automaticky prepočítajú na EUR kurzom NBS.
Odoslanie e-mailov zamestnancom - pomocou tlačítka v pravom hornom rohu hlavného okna aplikácie môžete rýchlo odoslať určitú e-mailovú správu tomu zamestnancovi, ktorého pracovnú cestu práve zapisujete. Môžete si tu pripraviť zoznam vzorových správ týkajúcich sa agendy pracovných ciest. Aby bolo možné funkciu využívať, musíte v aplikácii pri zamestnancoch evidovať ich e-mailové adresy (menu Nastavenie - Firmy a zamestnanci - Vlastnosti zamestnanca).
Filtre pracovných ciest - filtrovanie pracovných ciest pri vyhľadávaní alebo v tlačových zostavách bolo rozšírené o podmienky týkajúce sa záloh: ak je v ceste zadaná požiadavka na zálohu, prípadne či bola záloha podľa požiadavky už vyplatená.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2015 RE2

Panel Zoznamy ciest - v hlavnom okne aplikácie sa môžete pomocou ikoniek v ľavom hornom rohu prepínať medzi jednotlivými hlavnými panelmi: Kalendár (zobrazenie ciest vybratého zamestnanca v danom roku), Zoznamy ciest (cesty všetkých zamestnancov podľa ich stavu spracovania) a Správy (komunikácia medzi užívateľmi aplikácie hlavne za účelom elektronického schvaľovania ciest). Druhý panel Zoznam ciest bol kompletne prepracovaný a teraz je rozdelený do jednotlivých záložiek. Počet záložiek a ich význam môžete prispôsobiť svojím potrebám nastavením vlastných filtrov pracovných ciest. Kedykoľvek v budúcnosti potom rýchlo zistíte aktuálny zoznam pracovných ciest vyhovujúcich Vami stanoveným kritériám.
Obľúbené zostavy - v okne Tlačové zostavy si môžete vytvoriť vlastný výber zostáv, ktoré často používate. Ich použitie tak bude rýchlejšie a prehľadnejšie.
Súčtové tabuľky - bola doplnená nová záložka "Počet ciest" a možnosť vypnúť zobrazenie a tlač jednotiek (čo je vhodné hlavne pri exporte tabuľky do Excelu, aby bolo možné s hodnotami ďalej pracovať).
Povoľovanie cestovných príkazov - pokiaľ máte v aplikácii nastavené povinné elektronické povoľovanie cestovných príkazov, môžete si teraz v okne Možnosti nastaviť, že povolenie nebude spätne vyžadované pre tie cestovné príkazy, ktoré boli vytvorené dodatočne až po návrate z pracovnej cesty.
Filtre pracovných ciest - nastavenie filtrovania pracovných ciest pri vyhľadávaní alebo v tlačových zostavách bolo rozšírené o tieto možnosti: podľa stavu žiadosti o povolenie/schválenie cesty (bez žiadosti, požiadané, zamietnuté), cesty s vypočítanými predpokladanými nákladmi alebo so zapísanou zálohou.

A veľa ďalších vylepšení aplikácie (farebná schéma pod Windows 10, design okna pre zápis pracovnej cesty s viacerými miestami jednania alebo s viacerými dopravnými prostriedkami, možnosť ľubovoľne si nastaviť veľkosť tohto okna,...).

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2015 RE1

Vlastné farebné rozlíšenie ciest - aby bolo možné na prvý pohľad odlíšiť od seba jednotlivé typy pracovných ciest, môžete si v novej verzii nastaviť vlastné farebné rozlíšenie ciest v kalendári. Pomocou menu Nastavenie - Možnosti - záložka Vzhľad si môžete vytvoriť vlastný farebný profil ako sadu podmienok vlastností pracovných ciest a im priradené farby. Podmienky sa stanovujú pomocou obecného filtra, preto si môžete sami zvoliť, podľa akého údaja si pracovné cesty želáte vyfarbiť (napr. podľa účelu cesty, podľa miesta jednania, podľa použitého dopravného prostriedku,...). Je možné nadefinovať viacero farebných profilov a ľubovoľne sa medzi nimi prepínať.
Záloha na pracovnú cestu - v okne s údajmi o pracovnej ceste môžete v panely Zálohy evidovať, že zamestnanec nepožaduje poskytnutie zálohy na cestovné náhrady. Vo formulári cestovného príkazu sa potom tlačí toto prehlásenie spoločne so súhlasom na vyslanie na pracovnú cestu. Ďalej môžete do panela Zálohy zapísať informáciu, či bola zamestnancovi ako záloha na cestovné náhrady zapožičaná platobná karta zamestnávateľa.
Zostava Prehľad dní na pracovných cestách - táto zostava Vám poskytne zoznam jednotlivých dní, ktoré zamestnanci strávili na pracovných cestách v danom období. Pre každý deň môžete voliteľne určiť tlač jednotlivých údajov: počet hodín na ceste, vznik nároku na stravné, miesto a účel cesty. Túto zostavu môžete napr. používať ako podklad pre poskytovanie stravných lístkov zamestnancom.
Stornovanie cestovných príkazov - pokiaľ sa plánovaná pracovná cesta nakoniec neuskutočnila, bolo doposiaľ možné daný cestovný príkaz iba vymazať a zmizla tak z aplikácie informácia o tejto skutočnosti. Teraz si môžete pomocou menu Nastavenie - Možnosti - záložka Obecné zapnúť funkciu stornovania cestovných príkazov. Pri stornovaní sa zapíše dôvod neuskutočnenia pracovnej cesty a v kalendári sa cesta zobrazí šedou farbou. Stornovanie cesty môžete odvolať a vrátiť cestovný príkaz do pôvodného stavu.
Zmena termínu ciest - v prípade zmeny termínu už uloženého cestovného príkazu použite novú funkciu "Zmena termínu cesty" v menu Cesta. Okrem posunutia dňa začatia cesty je možné zmeniť aj plánovaný počet dní strávených na ceste.
Servisné listy - evidencia servisných úkonov bola doplnená o možnosť určenia servisných intervalov jednotlivých servisných položiek (napr. výmena motorového oleja, STK, výmena sviečok,...). Interval môžete nastaviť časovo alebo kilometricky pre konkrétne vozidlo alebo pre celú skupinu vozidiel. Potom sa po zápise príslušného servisného úkonu automaticky vytvorí upozornenie na nový termín za určenú dobu, resp. po prejdení určeného počtu kilometrov. Ďalej je v novej verzii možné pre jednotlivé servisné položky určiť, ktoré konkrétne vozidlá alebo skupiny vozidiel môžu danú položku používať. Pri zápise nového servisného úkonu sa potom ponúkajú len tie položky, ktoré majú zmysel pre dané vozidlo.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2014 RE2

Plán pracovnej cesty - formulár cestovného príkazu bol doplnený o novú kolónku "Plán pracovnej cesty", do ktorej môžete zapísať podrobný textový popis plánovaného priebehu pracovnej cesty.
Prerušenie pracovnej cesty - doposiaľ sa údaje o prerušení pracovnej cesty (obdobie, kedy zamestnanec nemá nárok na stravné) zapisovali až následne pri zápise priebehu pracovnej cesty. Teraz môžete špecifikovať plánované prerušenie cesty dopredu vo formulári cestovného príkazu.
Výpočet predpokladaných nákladov na cestu a žiadosť o zálohu - aplikácia Vám teraz dokáže ešte pred cestou vypočítať predpokladanú výšku cestovných náhrad. K bežným údajom zadaným v cestovnom príkaze doplňte ďalšie potrebné informácie: približnú dennú dobu začatia cesty a návratu, informácie o plánovaných nocľahoch (miesto, predbežnú cenu, stravovanie poskytnuté v rámci ubytovania), odhad počtu kilometrov v prípade použitia súkromného vozidla a prípadné ďalšie predpokladané výdavky. Vypočítané celkové čiastky v cudzích menách môžete automaticky prepočítať na požadovanú menu podľa aktuálnych kurzov NBS. Môžete ďalej určiť, na ktoré cestovné náhrady požadujete zálohu a výsledkom je potom žiadosť o poskytnutie zálohy na cestu, ktorá môže byť vytlačená ako súčasť cestovného príkazu. Novú funkciu nájdete v okne s údajmi o pracovnej ceste v panely Zálohy.
Časové pásma - v zahraničných cestách mimo naše časové pásmo SEČ môžete pri zápise priebehu pracovnej cesty pre každý časový údaj určiť príslušné časové pásmo. Zadaný čas sa potom automaticky zobrazuje tiež v SEČ.
Zmena povoleného cestovného príkazu - pokiaľ využívate v aplikácii systém povoľovania ciest, môžete si teraz aktivovať možnosť týchto dodatočných zmien cestovného príkazu: zmena dopravného prostriedku a prispôsobenie dátumu konca cesty (skrátenie cesty alebo dojazd až po polnoci posledného dňa cesty).
Číslovanie cestovných príkazov - nastavenie automatického číslovania cestovných príkazov bolo doplnené o možnosť dvoch nezávislých číselných rád: zvlášť pre tuzemské a zahraničné cesty.
Tlač cestovného príkazu - vo formulári cestovného príkazu si môžete zapnúť tlač súhlasu zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu a tlač súhlasu zamestnávateľa s použitím súkromného vozidla zamestnanca.
Súčtové tabuľky - v okne Súčtové tabuľky si môžete podrobne nastaviť záhlavie jednotlivých riadkov (tlačítko Možnosti). Okrem štandardného mena zamestnanca môžete tiež zapnúť zobrazenie evidenčného čísla a ďalších voliteľných údajov.
Užívatelia - okno s nastavením užívateľského účtu bolo doplnené o niekoľko vylepšení: ohodnotenie kvality hesla, možnosť povinnej zmeny hesla pri budúcom prihlásení a zobrazenie dátumu/času posledného prihlásenia a poslednej zmeny hesla.
Zostava Prehľady výdavkov - v zostave Prehľady výdavkov môžete teraz tlačiť informácie o účele a mieste jednania.
Užívateľské účty - v aplikácii môžete hromadne priradiť doménovým užívateľom užívateľské účty.
design aplikácie prispôsobený farebnej schéme novších verzií Windows.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2014 RE1

Zostava Dni použitia vozidla - táto nová zostava Vám poskytne prehľad o používaní vozidiel v jednotlivých dňoch zadaného obdobia. Do jediného spoločného výstupu sa započítavajú jazdy evidované v knihe jázd a súčasne pracovné cesty s použitím vozidla ako dopravného prostriedku. Nemusíte teda zostavu zvlášť vytvárať v Knihe jázd a v Cestovných príkazoch, stačí ju previesť v jednej z aplikácií. Získaný výstup môžete použiť ako podklad k priznaniu dani z motorových vozidiel. Vytvorenú zostavu môžete tiež exportovať do Excelu.
Filter na nevyplatené cesty - v nastavení filtra pracovných ciest môžete po novom filtrovať tiež podľa stavu vyplatenia doplatku (resp. vrátenia preplatku). Za vyplatenú cestu sa považuje taká cesta, kde vo vyúčtovaní je zapísané číslo dokladu a dátum vyplatenia.
Čas začiatku a konca cesty - od predchádzajúcej aktualizácie 2013 RE2 sa pri zobrazení a tlače času začiatku a konca cesty v cestovnom príkaze následne použil presný čas začiatku a konca zo zapísaného priebehu cesty. Komu toto chovanie nevyhovuje, môže si ho teraz vypnúť v okne "Možnosti" - záložka "Zobrazenie a tlač".
Užívatelia - možnosť tlače stručného zoznamu alebo detailných výpisov prístupových práv vytvorených užívateľských účtov.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2013 RE2

Export zostáv do Excelu - zostavy vytvorené v aplikácii AUTOPLAN si môžete teraz uložiť ako dokument typu Microsoft Excel. Pri zobrazenom náhľade tlače stisnite v hornej lište tlačítko Export a vyberte si spôsob uloženia jednotlivých tabuliek. Vytvorený dokument sa automaticky otvorí v aplikácii Excel. S výnimkou niekoľkých zložitých formulárov je export do Excelu dostupný pri všetkých zostavách.
Hromadný zápis ciest na základe jázd - v nastavení parametrov analýzy jázd môžete určiť zamestnancovi viacero rôznych miest pravidelného pracoviska alebo bydliska. Ďalej máte možnosť určiť konkrétne účely jázd, ktoré sa nemajú používať pre automatickú tvorbu pracovný ciest.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2013 RE1

Prepočet zálohy v cudzej mene na EUR – štandardne sa zálohy aj cestovné náhrady v cudzej mene vo vyúčtovaní pracovnej cesty prepočítavajú na EUR jediným spoločným kurzom. Po zapnutí tejto novej funkcie (menu Nastavenie – Možnosti – záložka Obecné) sa záloha zvlášť prepočíta na EUR kurzom, ktorý ste zadali v údajoch o poskytnutí zálohy.
Prehľad bezplatne poskytnutej stravy – zadaná bezplatne poskytnutá strava behom pracovnej cesty sa vo vyúčtovaní tlačila iba v detailných informáciách o výpočte stravného za jednotlivé dni. Teraz si môžete záverečnú tabuľku „Prehľad náhrad“ rozšíriť o prehľad, koľko a akej stravy bolo celkom poskytnuté (menu Nastavenie – Možnosti – záložka Zobrazenie a tlač).
Platba súkromného výdavku firemnou platobnou kartou – pri zápise záloh vyplatených na pracovnej ceste môžete teraz určiť aj tento nový spôsob poskytnutia firemných finančných prostriedkov k súkromným účelom. Vo vyúčtovaní cesty budú o túto čiastku znížené výsledné cestovné náhrady.
Záporné čiastky vo výdavkoch – druhým novým spôsobom, ako zariadiť zníženie výsledných cestovných náhrad je zápis výdavku so zápornou čiastkou. Túto možnosť si ale musíte najskôr aktivovať (menu Nastavenie - Možnosti – záložka Obecné).
Meno vodiča v zozname vozidiel – pre väčšiu prehľadnosť si môžete v zozname vozidiel nechať zobrazovať okrem ich názvu a ŠPZ tiež mená určených vodičov (menu Nastavenie – Možnosti – záložka Zobrazenie a tlač).
Nadštandardné úpravy ciest – v nastavení práv jednotlivých užívateľov aplikácie teraz môžete zodpovedným osobám povoliť operácie s pracovnými cestami, ktoré inak niesú v danú chvíľu povolené bežným užívateľom. Jedná sa o dodatočné zmeny povolených cestovných príkazov alebo schválených vyúčtovaní.
AutoPlanAgent - úlohy na pozadí – táto nová súčasť aplikácie je určená hlavne pre správcov IT. Jedná sa o pomocnú aplikáciu príkazového riadku, pomocou ktorej môžete bezobslužne prevádzať rôzne úlohy týkajúce sa aplikácie AUTOPLAN (napr. zálohovanie databázy). Nakonfigurované úlohy potom môžete v pravidelných intervaloch prevádzať na pozadí pomocou „Plánovača úloh“ spustením aplikácie AutoPlanAgent s príslušnými parametrami.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2012 RE4

Sťahovanie kurzov - aplikácia teraz automaticky sťahuje tiež kurzy ostatných mien, pre ktoré vyhlasuje ECB kurz iba k prvému pracovnému dňu každého mesiaca (napr. ukrajinská hrivna). Požadovanú menu si musíte najskôr v aplikácii pridať do zoznamu mien pomocou menu Nastavenie - Meny. Ďalej bolo vylepšené automatické sťahovanie denných kurzov cudzích mien zo serveru ECB. Teraz neprebieha iba pri spustení aplikácie, ale aj priebežne behom práce s aplikáciou. Nové kurzy sa Vám tak stiahnu hneď po ich vyhlásení ECB (obvykle okolo 14:30)
Nové dopravné prostriedky - do zoznamu dopravných prostriedkov boli pridané nové možnosti: "bicykel" a "spolucestujúci vo vozidle inej spoločnosti"
Vreckové určené pevnou čiastkou - okrem doterajšej možnosti určenia výšky vreckového percentami zo zahraničného stravného môžete teraz určiť priamo čiastku poskytnutého vreckového za celú cestu
Medziročné prírastky - v okne Súčtové tabuľky pribudla v pravom hornom rohu možnosť porovnať zvolené obdobie s rovnakým obdobím niektorého uplynulého roku. Tak ihneď získate prehľad, ktorí zamestnanci cestujú menej než minulý rok, ktorí majú vyššie cestovné náhrady, apod. Obdobie k porovnaniu sa určuje v pravom hornom rohu okna. Zvoliť si môžete buď porovnanie v absolútnych číslach alebo percentuálne
CNG - rovnako ako aplikácia Kniha jázd aj Cestovné príkazy podporujú vozidlá s alternatívnym pohonom na zemný plyn CNG, tzn. cena PHM sa v tomto prípade zadáva v čiastke za 1 kilogram PHM

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2012 RE3

opravuje chybu, ktorá vznikne v zahraničnom cestovnom príkaze, keď nemáte zadané ani stiahnuté kurzy NBS

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2012 RE2

Prepočet cudzích mien v prehľade cestovných náhrad - v prehľade cestovných náhrad, ktorý je súčasťou tlače vyúčtovania zahraničnej pracovnej cesty, môžete teraz vytlačiť aj jednotlivé čiastky prepočítané na EUR. Túto možnosť zapnete pomocou menu Nastavenie - Možnosti - záložka Zobrazenie a tlač. Pokiaľ nieje vo vyúčtovaní zadaný žiadny kurz, použije sa kurz k prvému dňu v mesiaci, kedy cesta začala.
Číslovanie cestovných príkazov - v nastavení číslovania cestovných príkazov (menu Nastavenie - Možnosti - záložka Číslovanie) môžete teraz nastaviť, aby vygenerované číslo príkazu nešlo už dodatočne manuálne upraviť. V tlačových zostavách môžete teraz pracovné cesty filtrovať podľa čísla cestovného príkazu.
Nové zoznamy pracovných ciest - boli doplnené nové tlačové zostavy so zoznamom pracovných ciest v rámci celej firmy alebo skupiny zamestnancov zotriedené podľa dátumu začiatku cesty alebo podľa čísla cest. príkazu.
Hromadná zmena podpisov - pokiaľ máte aktivovaný manuálny protokol pracovných ciest, môžete teraz pomocou funkcie Hromadné zmeny ciest zapísať naraz vo viacerých cestách určitú osobu do niektorej kolónky pre podpis.
Užívateľské účty - okno Užívatelia bolo vylepšené o možnosť triedenia zoznamu užívateľov podľa ľubovoľného stĺpca a o možnosť prepojovania užívateľských účtov s evidenciou zamestnancov.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2012 RE1

Pracovné cesty na prelome roku - aplikácia teraz umožňuje priamo vytvoriť pracovnú cestu, ktorá začína ešte v minulom roku a končí až tohoto roku.
Nastavenie užívateľských práv - bolo vylepšené okno pre zadávanie prístupových práv užívateľov (možnosť prepojenia na terajšieho alebo nového zamestnanca, ľubovoľné triedenie zoznamu užívateľov, ...).
Automapy – automapy Slovenska a Bratislavy boli aktualizované.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2011 RE4

Vyúčtovanie pracovných ciest - bol úplne prepracovaný spôsob prevedenia vyúčtovania zahraničných pracovných ciest. Teraz môžete sami stanoviť čiastku v cudzej mene, ktorú zamestnancovi doplatíte alebo ktorú Vám vracia. Aplikácia Vám doporučí príslušnú čiastku podľa rozdielu záloh a vypočítaných cestovných náhrad a prípadný rozdiel sa prepočíta na menu EUR.
Zápis účelov ciest - teraz môžete v nastavení účelov jázd určiť, či do jázd nieje možné zapisovať ľubovoľné účely, ale musí sa vybrať konkrétny účel z nadefinovaného zoznamu povolených účelov. Tým zjednotíte spôsob zápisu cestovných príkazov jednotlivými zamestnancami. Rovnako tak môžete obmedziť zápis ostatných pomocných rozlíšení pracovných ciest.
Preposielanie žiadostí - v systéme elektronického schvaľovania pracovných ciest teraz pribudla možnosť prijatú žiadosť rovno preposlať inému schvaľovateľovi. Pôvodný žiadateľ je o tom automaticky informovaný e-mailom a záznam o preposlaní sa zapíše do protokolu pracovnej cesty.
Zoznam schvaľovateľov - táto nová zostava Vám poskytne prehľad o nastavení systému schvaľovania pracovnej cesty. Pre každého jednotlivého zamestnanca sa Vám vytlačí zoznam možných schvaľovateľov jeho pracovných ciest spolu s informáciou, aký typ schvaľovania môžu previesť.
Číslovanie cestovných príkazov - do nastavenia vzoru číselnej rady je teraz možné pridať tiež označenie mesiaca, v ktorom pracovná cesta prebehla.
Cestovné poistenie - v Súčtových tabuľkách v záložke "Počet dní na ceste" si môžete teraz zistiť tieto údaje: "počet dní iba v tuzemsku", "počet dní v Európe", "počet dní mimo Európu". Tieto výstupy potom môžete využiť ako výkaz pre cestovné poistenie zamestnancov.
Sumarizácia nadlimitných náhrad - Súčtové tabuľky boli doplnené o novú záložku "Nadlimitné", v ktorej si môžete sumarizovať cestovné náhrady poskytnuté nad limit stanovený zákonom, ktoré je nutné ešte dodaniť v mzde zamestnanca.
Prepočty mien v Súčtových tabuľkách - v každej záložke Súčtových tabuliek je možné nastaviť prepočet výsledných čiastok v jednotlivých menách na menu EUR.
Výdavky vynaložené zamestnávateľom - v okne Možnosti môžete určiť, že je možné dodatočne zapísať výdavky vynaložené zamestnávateľom aj do už vyúčtovaných pracovných ciest (napr. letenky, poukazy na ubytovanie,... tj. výdavky, ktoré do samotného vyúčtovania cesty so zamestnancom nevstupujú).
A mnoho ďalších vylepšení aplikácie (napr. v Súčtových tabuľkách sa dá pomocou pravého tlačítka myši ihneď prejsť na kalendár ciest príslušného zamestnanca, ...)

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2011 RE3

Zabezpečené bezplatné stravovanie v plnom rozsahu – teraz môžete pri zápise priebehu pracovnej cesty zadať, že po celú dobu cesty bolo zabezpečené bezplatné stravovanie. Zamestnancovi potom neprináleží žiadne stravné
Tlač cestovného príkazu – pri tlači formulára cestovného príkazu si teraz môžete vypnúť tlač súhlasu zamestnanca s vyslaním na cestu a prípadne tlač dohody o použití súkromného vozidla
Ochrana databázy – databázy typu Access umiestnené na lokálnom disku sú automaticky chránené proti neúmyselnému zmazaniu. Databázový súbor sa automaticky zálohuje do systémovej zložky Vášho počítača. Pozor, nechráni pred fyzickým poškodením disku alebo počítača! Vždy si zároveň vytvárajte záložnú kópiu databázy a ukladajte si ju mimo Váš počítač
Aktualizácia priem. cien PHM podľa Štatistického úradu SR – pri stiahnutí nových priemerných cien sa zároveň aktualizujú skôr stiahnuté ceny PHM, ktoré Štatistický úrad spätne upravil (naposledy sa tak stalo pre cenu Natural 98 platnú od 21.3.2011)
Automapy SR a ČR – automapy Slovenská republika, Slovenská republika Plus a Česká republika boli aktualizované

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2011 RE2

Vreckové od 1.1.2011 - - podľa novely zákona o Cestovných náhradách platnej od 1.1.2011 je zrušený minimálny limit vreckového a povinnosť zamestnávateľa poskytnúť pri zahraničnej ceste vreckové zamestnancovi. Pri jeho poskytnutí, vreckové odteraz vstupuje ako navýšenie mzdy a je vo výstupnej zostave vyčíslené pre potreby mzdovej učtárne
Cestovné náhrady nad limit - teraz je možné zadať stravné aj vreckové nad určený zákonný limit. Pokiaľ tak učiníte, budete na to upozornení vyskakovacím oknom, ktoré je možné deaktivovať. Táto čiastka bude vyčíslená v tlačovej zostave ako cestovné náhrady nad limit. V prípade zahraničnej cesty je v tomto prípade potrebné pri vyúčtovaní zadať kurz cudzej meny. Pre účtovníctvo bude táto suma vyčíslená aj v tlačovej zostave cestovného príkazu

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2011 RE1

Sadzby DPH - doplnená nová sadzba DPH platná od 1.1.2011
Súčtové tabuľky – okrem mesačných, kvartálnych alebo denných súčtov umožňuje teraz toto okno tiež získať rýchle štatistické prehľady pracovných ciest podľa účelu cesty alebo pomocného rozlíšenia. Medzi tabuľkami sa môžete prepínať v pravom hornom rohu okna.
Databáza vzdialeností – rovnako ako v Knihe jázd môžete teraz využiť integrovanú databázu vzdialeností (medzi cca 850 väčšími obcami SR) aj pri zápise prejdených vzdialeností do priebehu pracovných ciest. Pre úsek cesty medzi dvoma známymi obcami sa zistená vzdialenosť automaticky dosadí do formulára. Databázu vzdialeností si môžete prispôsobiť svojím potrebám pomocou menu Nastavenie – Možnosti – záložka Obecné. Zmeny sa prevádzajú v aplikácii AUTOPLAN Automapa nad mapou Slovenská republika Plus, preto je funkcia dostupná iba vlastníkom licencie tejto rozširujúcej mapy.
Výdavky a zálohy v cudzej mene na tuzemskej ceste – teraz aj do tuzemskej cesty môžete zapisovať výdavky alebo zálohy v cudzej mene. Vyúčtovanie takej cesty je potom analogické s vyúčtovaním zahraničnej cesty, preto je funkcia dostupná iba vlastníkom licencie pre zahraničné cesty. Funkcia sa musí aktivovať pomocou menu Nastavenie – Možnosti – záložka Obecné.
Zostava Prehľad výdavkov – nová zostava, ktorou získate prehľad výdavkov na pracovných cestách rozdelené do tabuliek podľa druhu výdavku.
Rozšírené filtre – vo funkcii Vyhľadanie pracovných ciest alebo v Tlačových zostavách môžete teraz filtre nastaviť tak, že daný údaj môže nadobúdať viac konkrétnych hodnôt. Môžete tak naraz získať zoznam všetkých pracovných ciest niekoľkých rôznych účelov apod.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2010 RE5

Farebné schémy – doposiaľ sa farebné schéma aplikácie riadilo nastavením farieb v operačnom systéme. Teraz si môžete vybrať z niekoľkých predvolených schém a prispôsobiť si vzhľad aplikácie svojmu vkusu bez ohľadu na nastavenie farieb vo Windows. Doporučujeme hlavne pre majiteľov novších verzií Windows, kde štandardné nastavenie farieb nie je pre zobrazenie v aplikácii príliš vhodné.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2010 RE4

Určenie meny zahraničného stravného - u zahraničnej pracovnej cesty môžete určiť poskytnutie zahraničného stravného v inej mene, než v ktorej vyhlasuje ministerstvo financií sadzbu stravného pre daný štát. Musí sa jednať o menu, pre ktorú vyhlasuje NBS denný kurz, a musíte mať v aplikácii stiahnuté kurzy NBS. V súlade so zákonom o cestovných náhradách sa potom vyhlásená sadzba automaticky prepočíta na určenú menu podľa kurzu NBS platného k 1. dňu mesiaca začiatku cesty.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2010 RE3

Doložené ceny PHM - pokiaľ v prípade použitia súkromného vozidla zapíšete doloženú nákupnú cenu PHM včítane čísla dokladu, tak sa toto číslo dokladu tlačí na formulár vyúčtovania pracovnej cesty.
Tlačové zostavy - pri zadávaní obdobia k tlači môžete okrem počiatočného a koncového dátumu teraz presnejšie určiť obdobie zadaním časov v tieto dni.
Filtre - vo funkcii Vyhľadávania pracovných ciest alebo v Tlačových zostavách môžete vo filtri pracovných ciest po novom určiť, či účel cesty obsahuje určité slovo, alebo či bola cesta podniknutá v konkrétne dni v týždni (víkendy, pondelky,...).
Kopírovanie nákladov na prevádzku - zapísaný náklad na prevádzku môžete pre dané vozidlo naraz skopírovať do ľubovoľného počtu dní (napr. leasingové splátky,...)
Vyhľadávanie doménových užívateľov - pri nastavovaní prístupových práv doménových užívateľov môžete využiť funkciu vyhľadávania užívateľa podľa jeho prihlasovacieho mena.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2010 RE2

Oprava - v SQL databáze boli niektoré názvy mien v českom jazyku
Prehľadový kalendár - teraz si v hlavnom okne aplikácie môžete vybrať v zozname zamestnancov určitú skupinu alebo priamo celú firmu. V kalendári sa Vám potom podfarbia dni, kedy mal cestu ktorýkoľvek z takto určených zamestnancov. Po kliknutí na určitý deň sa pod kalendárom zobrazí zoznam všetkých ciest v tento deň.
Zostavy ciest v dni - podobný zoznam všetkých ciest v určitý deň si môžete kedykoľvek vytlačiť pomocou nových položiek v menu, ktoré sa zobrazia po kliknutí pravým tlačítkom myši na daný deň v kalendári.
Spolucestujúci - do zoznamu spolucestujúcich si môžete teraz vložiť aj mená zamestnancov, ktorí inak v aplikácii nemajú povolené zapisovať cestovné príkazy.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2010 RE1

Hromadné zmeny ciest - so zapísanými pracovnými cestami teraz môžete prevádzať určité hromadné operácie. Pomocou menu Cesta - Hromadné zmeny ciest najskôr určite, s akými cestami si prajete manipulovať a následne určíte typ zmeny. Vo vybratých cestách môžete naraz meniť výšku stravného, ceny PHM, použité dopr. prostriedky. Tiež môžete všetky cesty naraz vyúčtovať, kopírovať alebo zmazať.
Servisné listy - nový modul, ktorý komplexne rieši evidenciu a vyhodnocovanie servisných úkonov na vozidlách. Pomocou tohoto modulu môžete sledovať časovú a kilometrickú frekvenciu jednotlivých servisných zásahov (servisné prehliadky, výmeny oleja) či vek a kilometrický priebeh konkrétnych servisných položiek (sady letných a zimných pneumatík,...). Zoznam sledovaných servisných položiek môžete ľubovoľne rozširovať. Priamo zo servisného listu sa dá nastaviť upozornenie na budúce opakovanie konkrétneho servisného úkonu.
Možnosť zápisu prejdenej vzdialenosti aj pre služobné vozidlá - v okne Možnosti môžete zvoliť, aby pri zápise priebehu pracovnej cesty bolo možné zadať prejdenú vzdialenosť aj pre služobné vozidlá (doposiaľ sa to zadávalo len pre súkromné vozidlá).
Možnosť tvorby jázd z pracovných ciest - do uvedenia tejto verzie bolo možné vytvárať pracovné cesty na základe zapísaných jázd v Knihe jázd. Teraz je možný aj opačný postup. Najskôr sa vytvorí cestovný príkaz, do priebehu cesty sa popíše použitie služobného vozidla a pri následnom vyúčtovaní cesty sa vytvoria v knihe jázd príslušné jazdy. Túto možnosť môžete povoliť v okne Možnosti (súčasne by mal byť povolený zápis prejdenej vzdialenosti aj pre služobné vozidlá).
Nová zostava Zoznam pracovných ciest podľa použitých vozidiel - k zostave Zoznam pracovných ciest podľa zamestnancov pribudla táto nová zostava, v ktorej sú cesty v danom období zoskupené podľa použitého vozidla.
Počet dní so stravným - v Súčtových tabuľkách je nová záložka, z ktorej je možné zistiť pre každého zamestnanca počet dní, v ktorých mu vznikol nárok na stravné. Tento výstup môže slúžiť ako podklad pre zistenie nároku zamestnanca na stravenky.
Prevod stravného do výdavkov - túto novú funkciu môžete použiť, pokiaľ Váš zamestnanec cestuje s externými spolupracovníkmi a vypláca im cestovné v hotovosti. Pomocou tlačítka "Prevod stravného do výdavkov" v panely Cestovné náhrady sa do zoznamu výdavkov zapíše čiastka zodpovedajúca vypočítanému stravnému.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2009 RE4

Do formulára cestovného príkazu bolo pridané prehlásenie o súhlase zamestnanca s vyslaním na cestu
Pri tlači pracovnej cesty môžete zvoliť stručnú tlač priebehu cesty, kedy sa tlačí iba začiatok, koniec cesty a prípadné prechody hraníc alebo zmeny dopravného prostriedku
Získať prehľad o Vašich vozidlách a zamestnancoch Vám pomôže nová zostava Zoznam zamestnancov a vozidiel. Zostava je úplne konfigurovateľná a mimo iného umožňuje spätne zistiť aktívne vozidlá alebo zamestnancov k určitému dátumu
Pri filtrovaní pracovných ciest podľa obdobia (vyhľadávanie ciest, tlačové zostavy, súčtové tabuľky) môžete teraz ako rozhodné dátum určiť dátum vyplatenia cestovných náhrad alebo dátum vrátenia zálohy

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2009 RE3

Bol vylepšený zápis krátenia stravného na pracovnej ceste. Teraz je k dispozícii niekoľko tlačitiek pre hromadné funkcie. Pokiaľ máte definitívne vyplnený panel "Priebeh cesty", stisnite najskôr v panely "Stravné" nové tlačítko "Naplniť podľa priebehu" a potom môžete určovať jednotlivé poskytnuté jedla priamo zaškrtávaním v tabuľke alebo hromadne pomocou tlačitiek vpravo
Súhrnná tlač vyúčtovaných ciest teraz tiež tlačí v úvodnej časti prehľad náhrad, záloh a doplatkov/preplatkov za všetky uvedené cesty
Teraz môžete vytlačiť aj pre nevyúčtované cesty (jednotlivo aj súhrnne) formulár s cestovným príkazom a detailným prehľadom náhrad
Oprava výpočtu vreckového pri krátení zahraničného stravného na pracovnej ceste, ktoré sa správne vypočítavá z nekrátenej výšky stravného
V okne "Možnosti" - záložka "Vytváranie podľa knihy jázd" môžete teraz určiť, aby sa jazdy s viacerými prejazdnými miestami rozpísali do priebehu cesty na jednotlivé úseky s pomernou dĺžkou a dobou jazdy tak, ako to robila verzia 2005 a staršie
V okne "Možnosti" - záložka "Zobrazenie a tlač" si teraz môžete zapnúť tieto nové možnosti tlače pracovných ciest "Pomocné rozlíšenia ciest tlačiť v hornej časti cestovného príkazu pod účelom cesty" a "Pri použití súkromného vozidla tlačiť v riadkoch priebehu cesty použitú cenu PHM". Obidve funkcie sú vhodné hlavne pre súhrnnú tlač
Teraz sa odlišne nastavujú prístupové práva k aplikácii pre jednotlivých zamestnancov. Bolo zrušené zaškrtávacie políčko na karte zamestnanca a prístupové účty môžete nastaviť cez ikonu "Užívateľské účty zamestnanca" v okne "Firmy a zamestnanci". Jeden zamestnanec môže mať viacero rôznych účtov a účty môžete prenášať medzi zamestnancami

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2009 RE2

oprava uloženia vyúčtovania cesty z obdobia platnosti meny EUR, v ktorej vychádzal nulový rozdiel záloh a náhrad vo všetkých menách
oprava načítania kalendára, keď je cesta v deň zavedenia meny EUR

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2009 RE1

Aplikácia je upravená pre prechod na menu EUR od 1.1.2009. Pre dátumy do 31.12.2008 zostáva naďalej ako tuzemská mena Sk a dátumy v minulých rokoch môžete ľubovoľne upravovať. Od 1.1.2009 sa kurzy cudzích mien sťahujú zo stránok Európskej centrálnej banky. Súčasne bola aplikácia upravená podľa novely zákona č. 475/2008 Z.z. platnej od 1.1.2009.
Podobne ako v aplikácii Kniha jázd budete teraz upozorňovaní na nezrovnalosti v zapísaných pracovných cestách. Pokiaľ aplikácia zistí, že sa časovo prekrývajú dve pracovné cesty alebo že má zamestnanec pracovnú cestu v nastavenom zakázanom období (dovolenka, choroba,atď.), zobrazí v ľavom hornom rohu hlavného okna červený výkričník. Keď naňho kliknete, zobrazí sa detailná informácia o nezrovnalostiach.
V Súčtových tabuľkách a v tlačových zostavách "Mesačné súčty" bolo doposiaľ možné určovať, do ktorého mesiaca cesta patrí, podľa dátumu začiatku cesty alebo podľa dátumu vyúčtovania. Teraz pribudli ďalšie dve možnosti: podľa dátumu konca cesty a podľa dátumu schválenia vyúčtovania.
Pokiaľ v hlavnom okne s kalendárom vyberiete vpravo hore určité vozidlo, zobrazujú sa podškrtnuté dni, kedy má toto vozidlo nejakú jazdu. Teraz sa typom písma rozlišujú tieto jazdy podľa vodiča (tučné - jazdy aktuálne vybratého zam., kurzíva - jazdy iného zam., tučná kurzíva - zároveň v dni jazdy vybratého aj iného zam.)
V okne Nastavenie - Možnosti v záložke Protokol ciest môžete teraz nastaviť zablokovanie zápisu priebehu cesty, ktorá doposiaľ nebola povolená zodpovedným pracovníkom.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2008 RE4

Do databázy môžete teraz vkladať dokumenty ľubovoľného formátu (pracovné zmluvy, ofotené technické preukazy atď.). Dokumenty môžete prikladať k jednotlivým zamestnancom, vozidlám alebo priamo ku konkrétnym pracovným cestám.
Systém schvaľovania pracovných ciest bol doplnený o možnosť komunikácie medzi jednotlivými užívateľmi systému. Bežný užívateľ odosiela svojmu vedúcemu žiadosti o schválenie ciest (včítane kópie na jeho e-mailovú adresu). Vedúcemu sa zobrazuje zoznam doposiaľ nevybavených žiadostí a u každej rozhoduje o jej zamietnutí alebo schválení. O vybavení žiadosti je žiadateľ ihneď informovaný.
V Súčtových tabuľkách v novej záložke Počet dní je teraz možné sumarizovať počet dní strávených na pracovných cestách s možným ďalším rozlíšením na dni strávené v tuzemsku a v zahraničí.
Pomocou menu Cesta - Zmeniť dátum začiatku cesty môžete dodatočne zmeniť termín pracovnej cesty. Pretože je táto funkcia potencionálne nebezpečná (napr. môže sa zmeniť termín schválenej cesty), môže túto akciu previesť iba užívateľ s právom Správcu databázy.

AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2008 RE3

do programu bolo doprogramované duálne zobrazovanie cestovných náhrad v SKK a EUR, podľa vyhlášky Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky zo 14. mája 2008
doposiaľ nebolo možné zapísať prerušenie pracovnej cesty. Teraz je možné zadať jedno prerušenie uprostred priebehu pracovnej cesty a na začiatku a konci pracovnej cesty
pre každé vozidlo môžete teraz zapísať výmenu registračnej značky (ŠPZ) a evidovať históriu ŠPZ pridelených vozidlu
systém schvaľovania pracovných ciest bol rozšírený o podrobnejšie nastavenie práv jednotlivým užívateľom. Teraz môžete nastaviť, kto môže schvaľovať iba tuzemské a kto aj zahraničné cesty. Ďalej môžete určiť oprávnenie ku schvaľovaniu jednotlivých fáz spracovania pracovnej cesty (povolenie cesty, schválenie priebehu ciest a schválenie vyúčtovania)
pridaná nová zostava Celkové náklady na vyúčtované pracovné cesty, ktorá do nákladov okrem cestovných náhrad zahrňuje aj platby firemnou platobnou kartou a výdavky vynaložené zamestnávateľom (letenky, poistenie, ...). Môžete nastaviť, v akých menách sa majú výsledné čiastky uvádzať. Výpočet celkových nákladov bol zahrnutý aj do zostavy Mesačné súčty a okna Súčtové tabuľky
v zostave Mesačné súčty a okne Súčtové tabuľky môžete nastaviť sumarizáciu výdavkov v jednotlivých kategóriách (jazdné, nocľažné a vedľajšie výdavky) podľa spôsobu ich platby (zamestnancom v hotovosti, firemnou platobnou kartou a zamestnávateľom)
v zostave Prehľady náhrad u vyúčtovaných ciest môžete po novom získať celkový prehľad za všetkých vybratých zamestnancov
v tlačových zostavách si môžete vytlačiť prázdny formulár cestovného príkazu a vyúčtovania pracovnej cesty pre ručné vyplnenie
v Súčtových tabuľkách sa voliteľne nezobrazujú zamestnanci, ktorí neboli v danom období v pracovnom pomere. Ďalej bola vylepšená kópia súčtovej tabuľky do schránky Windows, aby bolo možné ju preniesť napr. do Excelu k ďalšiemu spracovaniu

AUTOPLAN Kniha jázd a AUTOPLAN Cestovné príkazy verzia 2008 RE2

V apríli 2008 bola vydaná nová verzia aplikácií šírených pod novými obchodnými názvami AUTOPLAN Kniha jázd a AUTOPLAN Cestovné príkazy.

Obidve aplikácie boli úplne prepracované do nového prostredia Microsoft .NET Framwork 2.0. Na uloženie dát je možné alternatívne využívať databázu Microsoft Access a Microsoft SQL Server. Funkčne a spôsobom ovládania vychádzajú aplikácie z predchádzajúcich verzií. Užívateľské rozhranie bolo zmodernizované a sprehľadnené.

Z týchto dôvodov sa tu nedá uviesť kompletný prehľad nových funkcií vo verzii AUTOPLAN 2008 RE2. Pokiaľ ste užívateľmi verzií 2005 a starších, doporučujeme si stiahnuť a nainštalovať ŠTART verziu novej verzie. Inštalácia aplikácie AUTOPLAN nepreinštaluje staršie verzie.

Twitter panel

Sledujte nás na Twitteri!