AUTOPLAN Cestovné príkazy

V hornej časti hlavného okna programu je klasické menu a tlačítková lišta pre spustenie jednotlivých funkcií. Vo veľkej časti okna sa zobrazuje ročný kalendár podľa výberu zamestnanca a roku v lište nad tabuľkou. Dni v kalendári sú farebne rozlíšené podľa zaplnenia dňa zapísanými pracovnými cestami a prehľadne sa zobrazujú vyúčtované a nevyúčtované pracovné cesty. V okne pod kalendárom sa zobrazujú údaje o pracovných cestách vybratého dňa.

Dvojitým kliknutím na prázdnom dni si zobrazíte formulár pre vystavenie cestovného príkazu. Okrem obvyklej jednodennej cesty môžete vytvoriť viacdennú cestu alebo viac krátkych ciest v jednom dni. Zadajte všetky údaje o ceste (účel cesty, miesto začiatku a konca cesty, miesta jednania, určený dopravný prostriedok,...). Vytvorený cestovný príkaz môžete uložiť alebo si ho rovno vyúčtovať a prípadne aj vytlačiť.

Pri vyúčtovaní pracovnej cesty najskôr musíte určiť časový priebeh cesty. Potom do tabuľky s vyúčtovaním doplňte ďalšie výdaje vynaložené behom cesty (jazdné, nocľažné,...). Stravné a prípadné náhrady za použitie súkromného vozidla sa počítajú automaticky podľa zadaných údajov. Pri použití automobilu je možné služobné cesty zadať podľa automapy tak isto, ako v programe Kniha jázd.

Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty je doplnené o všetky náležitosti spojené s problematikou zahraničných ciest. Pri poskytnutých zálohách sa určuje mena, stanovený kurz, účel zálohy a spôsob vyplatenia. Je možné evidovať realizované zmeny valút v zahraničí. U každého výdaja určite zároveň menu, vreckové sa počíta automaticky podľa stanovenej percentuálnej miery. Sprievodca vyúčtovaním záloh Vás postupne vyzve k zadaniu ďalších potrebných údajov tak, aby záverečné vyúčtovanie bolo v súlade so zákonom o cestovných náhradách. Tak isto tu je možné použiť počítačový autoatlas pre uľahčenie zadávania trás.

Vystavený cestovný príkaz a vyúčtovanie tuzemskej aj zahraničnej cesty môžete vytlačiť na metodický správnom formulári. Nieje nutné každú pracovnú cestu tlačiť na zvláštnom formulári. Pomocou súhrnnej tlače môžete vytlačiť na jeden dokument ľubovoľný počet ciest s celkovou výškou náhrad. Každý tlačový výstup si môžete najskôr prezrieť na obrazovke.

Cestovný príkaz a vyúčtovanie pracovnej cesty môžete ľubovoľne spätne upraviť a znovu vytlačiť. Pri dodatočnej zmene sadzieb stravného alebo cestovných náhrad sa automaticky prevedie prepočet náhrad v cestách, ktorých sa zmena týka. Pomocou funkcie "Uzávierka" môžete k určitému dňu zablokovať spätné zmeny pre danú firmu alebo len pre daného zamestnanca.

Pokiaľ do cestovného príkazu zadáte aj ostatných účastníkov cesty, automaticky sa vytvorí totožný cestovný príkaz a vyúčtovanie cesty pre všetkých spolucestujúcich. Podobne môžete v prípade opakujúcej sa cesty skopírovať cestovný príkaz aj s vyúčtovaním pracovnej cesty do iného dňa, resp. pod iného zamestnanca s prepočtom náhrad podľa aktuálnych sadzieb.

Pokiaľ prevádzkujete druhý program Kniha jázd s automapou, môžete vytvoriť cestovný príkaz z jázd zapísaných v knihe jázd. Automaticky sa preberie účel cesty, miesto jednania, časy a ubehnuté vzdialenosti jednotlivých úsekov cesty, vypočíta sa stravné a prípadné náhrady za použitie súkromného auta. Stačí doplniť iba ďalšie výdaje vynaložené behom cesty. Preberanie dát môže byť hromadné, od dátumu po dátum, alebo aj jednotlivo po jednom dni.
Je možný aj opačný postup. Na základe priebehu jazdy služobnej cesty v cestovnom príkaze, sa vytvorí pre príslušné služobné vozidlo aj jazda v knihe jázd.

Súčtové tabuľky poskytujú sumárny prehľad o celkových cestovných náhradách v jednotlivých mesiacoch daného roku. Okrem súčtu náhrad za jednotlivých zamestnancov sa vypočítajú dielčie súčty za jednotlivé útvary a za celú firmu. Tabuľky môžete vytlačiť, prípadne zobraziť vo forme grafu, skopírovať do schránky a vložiť do inej aplikácie.

Pre výpočet stravného a cestovných náhrad za použitie súkromného auta program obsahuje kompletný historický vývoj sadzieb tuzemského aj zahraničného stravného, sadzieb cestovných náhrad a do tabuľky s cenami pohonných látok si môžete ručne nahodiť ceny platné pre dané obdobie alebo využiť možnosť si stiahnuť priemerné ceny PHL z internetu, ktoré sú umiestnené na našom serveri. Pri vyúčtovaní pracovnej cesty v minulosti sa automaticky použijú sadzby platné v tento deň. Novo vyhlásené sadzby môžete zapísať sami ručne alebo využiť možnosť aktualizácie sadzieb z našich internetových stránok.

Vedľa účelu cesty môžete definovať až šesť ďalších rozlíšení cesty, ktoré si sami pomenujete podľa svojich špecifických požiadaviek (označenie zákazky, klienta,...). Pomocou tohoto údaja potom môžete filtrovať pracovné cesty a sumarizovať cestovné náhrady pre určitých zákazníkov, obchodné prípady, objekty,... Ak si definujete rozlíšenie ako numerický údaj (napr. výška fakturácie dopravného), môžete v súčtových tabuľkách sumarizovať tento údaj podľa jednotlivých zamestnancov a obdobia.

V aplikácii je možné podľa Vašich vnútorných predpisov nastaviť rôzne typy schvaľovania ciest. Je to povoľovanie ciest po vytvorení cestovného príkazu, schválenie priebehu cesty po jeho zápise a nakoniec schválenie prevedeného vyúčtovania cesty.

Pre každú pracovnú cestu je vedený protokol pracovnej cesty, kde sa zaznamenávajú všetky operácie prevedené s pracovnou cestou (vytvorenie cestovného príkazu, povolenie cesty, zápis priebehu cesty, vyúčtovanie cesty,...). U každej operácie sa uloží kompletný náhľad na pracovnú cestu v danom okamžiku, takže môžete spätne vyhľadať každú operáciu.

Aplikácia umožňuje k jednotlivým zamestnancom, vozidlám a pracovným cestám vkladať ľubovoľný počet dokumentov ľubovoľného formátu. Môžu to byť napr. naskenované veľké technické preukazy, pracovné zmluvy zamestnancov, fotografie, správy zo služobných ciest atď.

Táto funkcia umožňuje prevádzať dáta medzi vzdialenými pracoviskami (centrála, pobočky, strediská, obchodní zástupcovia,...). Na pobočke sa prevedie export dát za určité obdobie do súboru, ktorý sa odošle na centrálu (e-mailom alebo iným spôsobom). Tu sa zaslané dáta načítajú do centrálnej databázy a môže sa prevádzať analýza dát zo všetkých pobočiek naraz.

Vo väčších firmách môže pracovať s Cestovnými príkazmi viac pracovníkov (vodiči, účtovníci, obchodní cestujúci,..). V tomto prípade môžete definovať pre každého pracovníka rôzne prihlasovacie meno a heslo a určiť, ktoré funkcie programu sú pre daného pracovníka povolené. Nastavenie práv má niekoľko úrovní. Okrem plného prístupu k vybraným zamestnancom môžete nastaviť právo iba zapisovať nové cesty bez možnosti spätne meniť už skôr vyúčtované cesty. Ďalej môžete určiť, že k niektorým zamestnancom nemá užívateľ žiadne práva a teda si ani nemôže prehliadať jeho zapísané pracovné cesty.

Program umožňuje zabrániť nechcenej zmene dát pomocou nastavenia uzamknutia dát na určité dátum voči spätnej zmene. Potom do tohoto dátumu nebude možné opravovať alebo pridávať ďalšie dáta. Program zobrazuje dátum uzamknutia v pravom hornom rohu a farebne informuje o uzamknutí dát.

Riešenie pre spoločnosti, kde je komunikačným jazykom na pracovisku angličtina alebo kde danú problematiku riešia pracovníci v inom štáte. Medzi jazykovými verziami sa môžete jednoducho prepínať. Všetky funkcie a tlačové zostavy sú dostupné v angličtine, češtine a slovenčine.

V prípade sieťovej inštalácie aplikácia ponúka rozsiahle možnosti použitia - voľba databázy medzi MS Access a MS SQL Server, inštalácia aplikácie na jednotlivé počítače so zdieľaním databázy na serveri, inštalácia aplikácie na server, prístup cez terminálový server, vzdialené pripojenie k SQL databáze cez VPN, prenosy dát medzi databázami.